FAQ
Mitarbeitende/Angestellte
Ist PersData für Mitarbeitende kostenlos?
Ja, die Nutzung für Mitarbeitende ist absolut kostenlos. Sie können ein persönliches Konto erstellen und die von ihren Arbeitgebern bereitgestellten Dokumente dort abrufen.
Muss mein Arbeitgeber PersData ebenfalls verwenden?
Für den Empfang von Dokumenten, die ein Arbeitgeber über PersData bereitstellt, muss dieser bei PersData registriert sein. Mitarbeitende können sich bereits registrieren und ihrem Arbeitgeber anschliessend ihre PersData-ID oder die verwendete E-Mail-Adresse mitteilen.
Kann ich meine Dokumente auch auf dem Smartphone öffnen?
Ja, PersData kann über Computer, Tablet und Smartphone genutzt werden. Zudem gibt es für Android (Apple iOS in Bearbeitung) ein App im PlayStore bereit zum herunterladen.
Kann ich eigene Dokumente hochladen?
Ja, im Bereich für eigene Dokumente können beliebig viele persönliche Dokumente heraufgeladen werden, wie zum Beispiel Ihre Bewerbungsunterladen. So können Sie geeignete vorhandene Unterlagen zentral ablegen und Dokumente bei Bedarf sicher an Ihren Arbeitgeber senden.
Können verschiedene Arbeitgeber Dokumente in meinem Konto hinterlegen?
Ja, Dokumente verschiedener Arbeitgeber werden pro Arbeitgeber automatisch abgelegt und gruppiert. Das ist besonders praktisch bei einem Stellenwechsel oder mehreren parallelen Arbeitsverhältnissen.
Sie haben jederzeit Zugriff auf alle vom Arbeitgeber (auch frühere) gesendeten Dokumente. Keine Dokumente werden gelöscht.
Wie melde ich mich sicher bei PersData an?
Für die Anmeldung ist eine E-Mailadresse mit einem eigenen Passwort notwendig. Zusätzlich wird eine zusätzliche 2-Faktor Authentifizierung über eine Authenticator-App vorausgesetzt.
Diese zusätzliche Schutzstufe ergänzt den normalen Login.
Bewahren Sie Ihre Zugangsdaten sicher auf und geben Sie Bestätigungscodes niemals an andere Personen weiter.
Kann ich meine Dokumente selbst löschen?
Nur eigene Dokumente (nicht welche vom Arbeitgeber gesendet werden) können gelöscht werden.
Was mache ich, wenn ich mich nicht anmelden kann?
Prüfen Sie zunächst Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Kontrollieren Sie auch, ob die zusätzliche Authentifizierung über die Authenticator-App funktioniert.
Wenn Sie weiterhin keinen Zugriff haben, wenden Sie sich an den PersData-Support unter contact@persdata.ch.
Arbeitgeber
Was ist PersData und welchen Nutzen hat es für mein Unternehmen?
PersData ist ein digitales Portal für die Bereitstellung und Verwaltung von Personaldokumenten. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden Dokumente wie Lohnabrechnungen, Lohnausweise, BVG-Ausweise, Zeitrapporte und Verträge zentral zur Verfügung stellen.
Statt Dokumente mehrfach per E-Mail zu versenden oder auf verschiedenen Ablagen zu verwalten, steht den Mitarbeitenden ein zentraler Zugriffspunkt zur Verfügung.
Ihr Vorteil: Weniger administrativer Aufwand, übersichtlichere Dokumentenablage für den Mitarbeiter und eine einfachere digitale Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden.
Was kostet PersData für Arbeitgeber?
PersData richtet sich an Unternehmen, die Personaldokumente digital und zentral bereitstellen möchten.
Einmalige kleine Registrationsgebühr und pro versendetes Dokument wird ein kleiner Betrag (siehe Arbeitgeber-Informationen) fällig, welcher pro Monat abgerechnet wird.
Wie gelangen die Dokumente zu meinen Mitarbeitenden?
Arbeitgeber können Dokumente für ihre Mitarbeitende bereitstellen. Die Zuordnung erfolgt über die PersData-ID oder die verwendete E-Mail-Adresse. Ist der Mitarbeiter noch nicht bei PersData registriert, so wird anhand der E-Mail-Adresse automatisch ein Benutzer eröffnet und ein Mail zur Info an den Mitarbeiter gesendet.
Mitarbeitende können auf ihre bereitgestellten Dokumente über ihr persönliches Konto zugreifen.
Für den Einstieg empfiehlt es sich, zunächst einen kleinen Mitarbeiterkreis einzurichten und den Ablauf mit einem Beispieldokument zu testen.
Muss ich meine bestehende Lohnsoftware ersetzen, um PersData zu nutzen?
Nein, dies ist nicht notwendig. PersData ist als zentrale Plattform für Personaldokumente gedacht. Ob und wie die Dokumente aus Ihrer bestehenden Lohnsoftware übernommen oder automatisiert bereitgestellt werden können, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Ihrem Arbeitsablauf ab.
Ziel ist es, die Dokumentenbereitstellung zu vereinfachen, ohne unnötige Änderungen an bewährten Prozessen vorzunehmen.
Eine Schnittstelle für den Automatismus ist für den Lohnsoftware-Hersteller einfach in den Prozess zu integrieren.
Warum sollte ich PersData statt E-Mail oder einer gewöhnlichen Cloud verwenden?
Bei der Zustellung per E-Mail entstehen häufig verteilte Postfächer, mehrfache Kopien und zusätzlicher Suchaufwand. Eine gewöhnliche Dateiablage ist zudem nicht automatisch auf die Abläufe rund um Personaldokumente ausgerichtet.
PersData bündelt Dokumente pro Arbeitgeber und Mitarbeitendem und bietet Funktionen wie verschlüsselte Dateispeicherung, zusätzliche Login-Authentifizierung und einen eigenen Bereich für Dokumente. Ob die Lösung für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt von Ihren Sicherheitsanforderungen und Arbeitsabläufen ab.
Ist PersData auch für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden geeignet?
Gerade kleine Unternehmen können von einer zentralen Dokumentenablage profitieren. Auch ohne grosse Personalabteilung müssen Lohnabrechnungen, Verträge und weitere Unterlagen organisiert und den richtigen Personen zugänglich gemacht werden.
PersData kann einen einfachen Einstieg in die digitale Bereitstellung von Personaldokumenten ermöglichen. Prüfen Sie anhand Ihrer Mitarbeiterzahl und Ihrer Abläufe, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen.
Zudem haben wir einen Bereich, in dem die Mitarbeiterliste geführt werden kann und beliebige viele PDF können pro Mitarbeiter gesendet werden. Das ist ideal für kleine Unternehmen.
