FAQ
Empleados
¿PersData es gratuito para los empleados?
Sí, el uso para los empleados es totalmente gratuito. Pueden crear una cuenta personal y consultar allí los documentos que les faciliten sus empresas.
¿Mi empresa también tiene que utilizar PersData?
Para recibir los documentos que una empresa facilite a través de PersData, esta debe estar registrada en PersData. Los empleados ya pueden registrarse y, a continuación, comunicar a su empresa su PersData-ID o la dirección de correo electrónico utilizada.
¿Puedo abrir mis documentos también en el smartphone?
Sí, PersData se puede utilizar en ordenadores, tabletas y smartphones. Además, hay una aplicación disponible para su descarga en PlayStore para Android (la versión para Apple iOS está en desarrollo).
¿Puedo subir mis propios documentos?
Sí, en la sección de documentos propios se pueden subir tantos documentos personales como se desee, como por ejemplo tus documentos de solicitud de empleo. De este modo, puedes almacenar de forma centralizada la documentación pertinente de la que dispongas y, si es necesario, enviarla de forma segura a tu empresa.
¿Pueden diferentes empresas almacenar documentos en mi cuenta?
Sí, los documentos de diferentes empresas se almacenan y agrupan automáticamente por empresa. Esto resulta especialmente práctico en caso de cambio de trabajo o de tener varias relaciones laborales simultáneas.
Tienes acceso en todo momento a todos los documentos enviados por la empresa (incluidos los anteriores). No se elimina ningún documento.
¿Cómo inicio sesión de forma segura en PersData?
Para iniciar sesión es necesaria una dirección de correo electrónico con una contraseña propia. Además, se requiere una autenticación de dos factores adicional mediante una aplicación de autenticación.
Este nivel de protección adicional complementa el inicio de sesión habitual.
Guarde sus datos de acceso en un lugar seguro y nunca facilite los códigos de confirmación a otras personas.
¿Puedo eliminar mis documentos yo mismo?
Solo se pueden eliminar los documentos propios (no los enviados por la empresa).
¿Qué hago si no puedo iniciar sesión?
En primer lugar, compruebe su dirección de correo electrónico y su contraseña. Compruebe también si la autenticación adicional a través de la aplicación Authenticator funciona correctamente.
Si sigue sin poder acceder, póngase en contacto con el servicio de asistencia de PersData en contact@persdata.ch.
Empleadores
¿Qué es PersData y qué ventajas ofrece a mi empresa?
PersData es un portal digital para la puesta a disposición y la gestión de documentos de personal. Las empresas pueden poner a disposición de sus empleados, de forma centralizada, documentos como nóminas, certificados de salario, certificados de la BVG, informes de horas y contratos.
En lugar de enviar los documentos varias veces por correo electrónico o gestionarlos en distintos archivadores, los empleados disponen de un punto de acceso centralizado.
Su ventaja: menos carga administrativa, un archivo de documentos más claro para el empleado y una comunicación digital más sencilla con sus empleados.
¿Cuánto cuesta PersData para los empleadores?
PersData está dirigido a empresas que desean poner a disposición de sus empleados documentos de personal de forma digital y centralizada.
Se aplica una pequeña cuota única de registro y, por cada documento enviado, se abona una pequeña cantidad (véase la información para empleadores), que se factura mensualmente.
¿Cómo llegan los documentos a mis empleados?
Los empleadores pueden poner documentos a disposición de sus empleados. La asignación se realiza mediante el ID de PersData o la dirección de correo electrónico utilizada. Si el empleado aún no está registrado en PersData, se crea automáticamente una cuenta de usuario a partir de la dirección de correo electrónico y se envía un correo electrónico informativo al empleado.
Los empleados pueden acceder a los documentos que se les han facilitado a través de su cuenta personal.
Para empezar, se recomienda configurar primero un pequeño grupo de empleados y probar el proceso con un documento de ejemplo.
¿Tengo que sustituir mi software de nóminas actual para utilizar PersData?
No, no es necesario. PersData está concebida como una plataforma central para documentos de personal. La posibilidad de transferir los documentos desde su software de nóminas actual o de proporcionarlos de forma automatizada, así como la forma de hacerlo, depende de las interfaces disponibles y de su flujo de trabajo.
El objetivo es simplificar la puesta a disposición de los documentos sin realizar cambios innecesarios en procesos que ya han demostrado su eficacia.
El fabricante del software de nóminas puede integrar fácilmente en el proceso una interfaz para la automatización.
¿Por qué debería utilizar PersData en lugar del correo electrónico o una nube convencional?
El envío por correo electrónico suele dar lugar a buzones dispersos, copias múltiples y un esfuerzo adicional de búsqueda. Además, un sistema de almacenamiento de archivos convencional no está orientado automáticamente a los procesos relacionados con los documentos de personal.
PersData agrupa los documentos por empresa y por empleado y ofrece funciones como el almacenamiento cifrado de archivos, la autenticación de inicio de sesión adicional y un área propia para documentos. Que la solución sea adecuada para su empresa depende de sus requisitos de seguridad y de sus flujos de trabajo.
¿Es PersData adecuado también para pequeñas empresas con pocos empleados?
Precisamente las pequeñas empresas pueden beneficiarse de un sistema centralizado de almacenamiento de documentos. Incluso sin un gran departamento de recursos humanos, es necesario organizar las nóminas, los contratos y otros documentos, y ponerlos a disposición de las personas adecuadas.
PersData puede facilitar el inicio en la gestión digital de documentos de personal. Comprueba, en función de tu número de empleados y tus procesos, qué funciones necesitas realmente.
Además, contamos con un área en la que se puede gestionar la lista de empleados y enviar tantos archivos PDF como se desee por empleado. Esto es ideal para las pequeñas empresas.
